Die Patientendaten stehen in allen Bereichen des Krankenhauses bzw. der entsprechenden Einrichtung des Gesundheitswesens jederzeit zur Verfügung.
Allein durch das Auslesen der eindeutigen Patienten-Identnummer aus dem Armband stehen über das eingesetzte Lesegerät alle benötigten Daten aus dem zentralen Rechnersystem online zur Verfügung.
Das Krankenhaus-Personal ist dazu in der Regel mit modernsten, mobilen Datenerfassungs-Terminals ausgestattet. Diese Terminals verfügen über einen zu den Armbändern passenden Scanner für Strichcodes, QR-Codes oder Transponder (RFID). Sie sind mit einem Windows-CE-Betriebssystem und einem WLAN-Modul (für kabellose Netzwerkverbindung) ausgestattet. Alle Funktionen werden über eine sehr einfache, bedienerfreundliche Tastatur und/ oder über ein Touch-Screen bedient.
Sollte in der entsprechenden Einrichtung kein WLAN-System installiert sein, werden mobile Terminals mit größeren Speicherkapazitäten eingesetzt. Dort werden alle benötigten aktuellen Daten vor der Verwendung durch Abgleich mit dem zentralen Rechnersystem über eine Docking Station gespeichert. Das Terminal kann dadurch alle logischen Abgleiche offline durchführen.
Durch diese Technologie ist es möglich, in allen Einsatzbereichen Arbeitsschritte vorzugeben und deren korrekte Durchführung durch Datenabgleich zu überprüfen. Am Wichtigsten dabei ist natürlich die eindeutige Erkennung (Identifikation) des Patienten und die Zuordnung und Überprüfung der für ihn veranlassten Maßnahmen. Darüber hinaus erfolgt direkt die korrekte Dokumentation für die Patientenakte und alle weiteren Dokumentationssysteme. Eine extrem wichtige und bisher fehleranfällige Anforderung im Gesundheitswesen wird damit quasi als Nebeneffekt erfüllt.